季節のお役立ち情報(年間業務・その他)

年間業務スケジュール

1月

再年末調整の実施
給与支払報告書の提出
源泉徴収票の提出
当年分の扶養控除申告書の配布と回収

2月

新入社員研修準備(本年4月入社)

3月

新卒採用解禁(翌年4月入社)
新入社員入社の準備(本年4月入社)
本年度人事考課の準備
次年度介護保険該当者の確認
次年度高年齢雇用保険免除者の確認

4月

新入社員入社の手続き(本年4月入社)
人事考課
異動/昇進/昇格/降進/降格
昇給/降給の手続き
健康保険・介護保険料の改定

5月

労働保険年度更新の準備
労働保険料は、保険年度(4/1~翌年3/31)で集計した賃金総額に一般保険料率(労災保険料率+雇用保険料率)を乗じて算定します。
事業主は確定保険料の申告・納付と新年度の概算保険料の申告・納付を同時にする必要があり、この手続きのことを「年度更新」と呼びます。
年度更新は、毎年6月1日から7月10日の間に行う必要があります。
住民税改定の準備
個人住民税の徴収期間は、毎年6月から翌年5月までの1年間です。
毎年5月までに役所から会社宛に「住民税の決定通知書」が届きます。
会社はこの「住民税の決定通知書」に従い、6月分の給与より新しい住民税を天引きする準備を始めます。

6月

労働保険料の年度更新 申請・納付
労働保険料は、「労働保険概算・確定保険料/石綿健康被害救済法一般拠出金申告書」を作成し、 その申告書に保険料などを添えて、金融機関、所轄都道府県労働局及び労働基準監督署のいずれかに、 6月1日から7月10日までの間(土日祝日を除く)に提出する必要があります。
住民税額の更新
個人住民税の徴収期間は、毎年6月から翌年5月までの1年間です。6月分給与より新しい住民税額を給与より天引きする必要があります。
お中元の準備
お中元は、7月はじめから7/15までに贈るのが一般です。関西地方など、8月にお盆を行う地域は8月はじめから8/15までに贈ることが多いです。

7月

社会保険算定基礎届の提出
高年齢者雇用状況報告書作成・提出
障害者雇用状況報告書作成・提出
4月昇給者の随時改定を確認
夏季賞与の支給
夏季賞与支給の5日後 賞与支払報告書の提出
お中元
暑中お見舞い

8月

夏季休暇

9月

厚生年金保険料の改定
定時決定により標準報酬月額の改定

10月

内定式(翌4月入社)
労働保険事務組合報酬交付申請書
年次有休休暇の付与(4月入社社員)

11月

年末調整関係書類を従業員へ配布
お歳暮の準備
当年分・翌年分の扶養控除申告書の配布と回収

12月

冬季賞与の支給
冬季賞与支給の5日後 賞与支払報告書の提出
年末調整計算の実施
お歳暮

随時

翌月末日 社会保険料(健保、厚生、雇用、労災)
翌月10日 所得税・住民税
賞与支給日から5日 賞与支払報告書
随時改定
年次有給休暇の付与
中途採用
管理職研修
一般社員研修

退職

給与所得者異動届出書の提出
源泉徴収票の作成
退職金の計算
住民税の処理(特別徴収継続、一括徴収、普通徴収への切り替え)
社会保険(健保・厚年・雇用)の資格喪失届の提出

マイナンバー

【マイナンバー関連用語について】

個人番号
個人番号とは、1人1人に付与される12桁の個人番号のことであり、これをマイナンバーと呼びます。基本的には生涯を通して変わりません。利用目的は、社会保障分野、税分野、災害対策分野に限定されています。
法人番号
法人番号とは、企業に対して付与される13桁の法人番号です。マイナンバーと異なり、利用目的の制限はなく、誰でも自由に使用することができます。
通知カード
住民1人1人にマイナンバーを通知する、行政から送付される紙製のカードのことです。氏名、住所、生年月日、性別、マイナンバーが記載されています。
個人番号カード
個人番号カードとは、2016年1月より交付が開始されたマイナンバー法に基づき発行される身分証明書のことです。氏名、住所、生年月日、性別、マイナンバー、有効期限などが記載され、公的な身分証明書として利用できます。将来的には、様々な場面でのサービスが検討されています。
マイナンバーの有効期限
マイナンバーカードは有効期限があります。20歳以上は10年、20歳未満は5年とされています。これは顔の変化に対応するため有効期限が設けられています。有効期限が切れそうになった場合、更新手続きをする必要があります。個人番号カードに有効期限はありますが、通知カードに有効期限はありません。

【マイナンバー制度施行の流れを改めて確認】

2013.5
「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(マイナンバー法)の成立・施行
2015.10
マイナンバーの通知を開始
各個人にはマイナンバーが送付
法人には法人番号が送付
2016.1
マイナンバー制度の運用スタート
個人カードの交付も開始
税申告に関係する書類、雇用保険に関係する書類、国民健康保険の関する書類、
などが主な利用対象
2017.1
マイポータルの順次利用開始。
2017.7
社会保険関連書類でのマイナンバー利用の開始
※社会保険関連書類は、利用の開始時期が現在検討されています
2018
個人番号を健康保検証として利用
個人番号と運転免許証の一体化
マイナンバーカードによる医療専門職資格確認
2019
医療機関、介護機関との管理・連携の開始
社会保険料・税以外の公金等の徴収・滞納整理に利用
2020
個人番号カードもスマホも持たずに、あらかじめ本人確認の上、登録した生体情報で代用を可能とする

【マイナンバー管理において企業に必要なこと】

マイナンバーの取扱規定を定める
  • 「基本方針の策定(マイナンバーの取扱の企業理念のこと)」、
    「取扱規程等の策定(実務担当者のマニュアルのこと)」を定める
  • マイナンバー管理者の選任をする
  • 取扱区域を設定する(入退出管理、保管場所の施錠を含む)
  • アクセス制限を行う
  • 利用履歴の記録管理を方法を決定する
  • 安全管理措置を定める
    組織的、人的、物理的、技術的安全管理措置ができているか確認する
マイナンバーの収集を行う。
  • マイナンバー回収者を特定する
  • 社会保障分野、税分野、災害対策分野以外の目的では使用しないことを明示する(本人の承諾があっても目的外の利用は不可)
  • マイナンバー収集時は、本人確認・扶養家族の確認を厳格にする(社会保険、税の事務に使用するため、扶養家族についてもマイナンバーを収集する。税の扶養家族の本人確認義務は、従業員が負う。社会保険の扶養家族の本人確認義務は、会社が負う。)
  • 社会保険・税関連の申請をしない家族のマイナンバー収集は行わない
  • マイナンバーの収集が必要なのは、従業員だけではない。支払調書にもマイナンバーの記載が必要になるため、外注した個人事業主などのマイナンバーも収集する必要する
社会保険・税等に関する届出にマイナンバーを利用する
  • マイナンバーの取り扱いについて、担当者や従業員に教育を行う
  • 取扱規定に沿った、アクセス制限や物理制限を行う
  • マイナンバーに伴う提出帳票の仕様変更有無を確認する
  • マイナンバーの取得、喪失など、マイナンバーを「誰が」「いつ」「どこで使用したか」の履歴管理をする
  • マイナンバーが必要になる代表的な帳票
    源泉徴収票、給与支払報告書、支払調書、雇用保険資格取得届、雇用保険資格喪失届、算定基礎届、月額変更届、扶養控除申告書、社会保険算定基礎届総括表(法人番号のみ)、給与支払総括表(法人番号のみ)、労働保険申告書(法人番号のみ)
  • 本人に対して配布する源泉徴収票や給与支払報告書にマイナンバーは印字しない
マイナンバーを廃棄する
  • 利用目的がなくなれば、原則マイナンバーは破棄が必要になります。
  • 退職者のマイナンバーは、最長で7年保存可能となります。(7年を超えるとデータと書類全てを破棄する必要があります)
  • 帳票はマイナンバーさえ削除すれば保存可能なため、復元できないようにマイナンバー部分のマスキングをするだけでもOKです

【マイナンバーシステム活用の利点】

利用履歴を自動取得・記録してくれる
マイナンバーの利用履歴は保存しておく必要があります。
システムを使用すれば、自動で利用履歴を取得し、記録と管理を自動で行ってくれます。
手動管理での工数を削減できるだけでなく、手作業よりも正確に正しくマイナンバーを管理・運用することが可能となります。
各種帳票への一括付番
給与支払報告書や源泉徴収票など、
必ず行政に提出しなくてはいけない帳票はマイナンバーの付番が必要になります。
システムを活用することにより、マイナンバー付番を正確し、一括で行うことが可能となります。
手作業の削減や未登録者の判別も可能となります。
セキュリティ対策
マイナンバーをクラウドや他社システム内で委託管理することにより、
より安全にマイナンバーを管理することができます。
外部システムは他社のマイナンバー管理を請け負うため、
一般企業より高いセキュリティでマイナンバーを管理・運用しています。
外部委託によりマイナンバーを厳格に管理可能となります。
また、外部組織で管理することにより、内部不正によるデータ漏えいなどを防ぐことにも繋がります。
法定に沿った保存期間で管理をすることができる
システムでマイナンバーを管理することにより、
法定保存期間に沿ったマイナンバー管理が可能となります。
収集したマイナンバーは、用途がなくなれば原則破棄する必要がありますが、
退職者のマイナンバーは退職後も使用する可能性があるため、最長7年の保存が認められています。
各従業員ごとにマイナンバーの破棄タイミングは異なりますが、
システムで一括管理することにより法令に沿った管理を自動で行ってくれます。
破棄漏れや登録漏れを防ぎ、マイナンバーの有効期限が近づいてきた時の自動アラートなどをシステムにより実現することができます。

【その他豆知識】

企業は従業員の個人番号カードを一括申請することができる
企業は従業員の個人番号カードを一括申請することができます。
これにより従業員一人一人で申請するよりも、情報漏洩リスクを減らすことができます。
本人確認作業は、市区町村がするため、会社は本人確認書類の回収をする必要がありません。
企業側で一括申請・管理することにより、その後の企業側のマイナンバー管理もよりしやすくなります。
通知カードは再発行が可能です。警察署、または交番にて受理番号をもらった後に、住んでいる市区町村窓口にて手続きを行ってください。

メンタルヘルス

【メンタルヘルス・ストレスチェックの概要】
2015年12月に労働安全衛生法が改正され、メンタルヘルス対策として「ストレスチェックの義務化」が規定されました。メンタルヘルスとは、「精神面の健康」のことを指します。
ストレスチェックとは、自分のストレス状態を調べるテストを指し、労働者のメンタルヘルス(精神面の健康)が不調をきたしていないかを検査します。
上記法改正により、事業主には、ストレスチェックを通し、社員が精神に不調をきたしていないか確認することが義務づけられました。
ストレスチェックは、労働者のメンタルヘルス不調を未然に防ぐことが目的となります。
一次予防(疾病の発生予防)が目的であり、二次予防(疾病の早期発見と早期治療)が主たる目的ではありません。(三次予防は、社会復帰の支援と再発の防止です。)
【メンタルヘルスの基本事項】
  • メンタルヘルスは、4つの側面からの取り組みが推奨されています。「セルフケア(自分自身へのケア)」「ラインケア(管理職による部下へのケア)」「企業内スタッフによるケア(産業医や衛生管理者、人事労務スタッフなど)」「企業外スタッフによるケア(専門医や各自治体の保健センターなど)」
  • メンタルヘルス推進担当者を選任する必要があります(努力義務)。
  • メンタルヘルスケア研修を実施する必要があります。
  • 相談窓口を設置する必要があります。
【ストレスチェックの基本事項】
  • 対象者は常用雇用労働者であり、パート・アルバイトは含めません。
  • ストレスチェックは、労働者数50名以上の事業主に義務化されていますが、労働者数50名未満の事業主は、努力義務となります。
  • 実施頻度は、1年に1回、定期に行う必要があります。
  • 常時50人以上の労働者を使用する事業主は、1年以内ごとに1回、定期に、検査結果等報告書を所轄労働基準監督署に提出する必要があります。
  • 検査は、医師や保険師などが調査を行う必要があります。
  • 解雇、昇進又は異動に関して直接の権限を持つ監督的地位にある者は、検査の実施の事務に従事してはいけません。
【SSKCサポート内容】
  • メンタルヘルス実装のためのシステム設定サポート・システム運用サポート。
  • メンタルヘルス導入におけるコンサルティング。
【メンタルヘルス実施フロー】
(1)ストレスチェックの実施
事業主は、1年以内に1回、「常時」使用する労働者に対して、医師、保険師その他の厚生労働省令で定める者(検査を行うために必要な知識についての研修であって厚生労働大臣が定めるものを修了した看護師又は精神保健福祉士。)による心理的な負担の程度を把握するための検査(ストレスチェック)を行う必要があります。
(2)検査結果の通知
事業主は、検査を受けた労働者に対し、当該検査を行った医師などから、検査結果の通知を受けます。
※ただし、医師などは、検査を受けた労働者の同意を得ないで、当該労働者の検査の結果を事業主に提供してはいけません。
事業主は、検査を受けた労働者の同意を得て、医師などから当該労働者の検査結果の提供を受けた場合には、検査結果の記録を作成して、5年間保存する必要があります。
(3)面接指導の実施
事業主は、(2)の通知を受けた労働者であって、下記要件に該当する者が医師による面接指導を受けることを希望した場合は、遅滞なく、医師による面接指導を行う必要があります。
※この場合、事業主は、労働者が当該申出をしたことを理由として、当該労働者に対し、不利益な取扱いをしてはいけません。
■対象労働者
上記の面接指導の対象となる労働者は、検査の結果、心理的な負担の程度が高い者であって、面接指導を受ける必要があると当該検査を行った医師などが認めた者です。
(4)面接指導の結果の記録
事業主は、(3)面接指導の結果に基づき、当該面接指導の結果の記録を作成して、これを5年間保存する必要があります。
(5)医師からの意見聴取
事業主は、(3)面接指導の結果に基づき、当該労働者の健康を保持するために必要な措置について、医師の意見を聞く必要があります。
(6)事後措置
事業主は、医師の意見を勘案し、必要があると認めるときは、労働者の実情を考慮して、就業場所の変更、作業の転換、労働時間の短縮、深夜業の回数の減少などの措置を講ずる必要があります。

働き方改革

働き方改革の課題
働き方改革実現会議で作成された「働き方改革実行計画(概要)」では、日本の労働時間と働き方にある課題を以下のようにとらえています。
働き方改革実行計画(概要)平成29年3月28日 働き方改革実現会議決定
今回は、課題の1つである「長時間労働」について、取り上げます。
長時間労働
総務省の労働力調査によると、労働者1人あたりの総労働時間は、平成5年以降、ゆるやかに減少しています。 この調査は、一般労働者とパートタイム労働者を対象に行われています。 一般労働者の総実労働時間は2,000 時間前後で高止まりしている一方、パートタイム労働者の総実労働時間は横ばいから微減で推移しています。 一方、パートタイム労働者の割合は、近年、増加傾向にあることから、 近年の労働者1人当たりの年間総実労働時間の減少は、パートタイム労働者の割合の増加によるものと考えられています。
H28過労死等防止対策白書
長時間労働者
1週間の時間外労働が60時間を超える労働者については、「長時間労働者」と呼ばれます。 週60時間を超えて時間外労働を行った労働者の割合は最近では平成15、16 年をピークとして減少傾向にあります。 平成21 年に大きく減少した後、平成22 年に一時増加し、平成22 年以降は緩やかな減少を続けています。
H28過労死等防止対策白書
病院様のケース
医師向けサイト「m3.com」の調査によると、
常勤勤務医の約35%が60時間/月以上の時間外労働を行っているそうです。
このような現状を受け、「働き方改革に賛成する」と答えた医師の割合は
勤務医58%、開業医57%にのぼります。
長時間労働に対する規制
政府は長時間労働を「健康の確保だけでなく、仕事と家庭生活との両立を困難にし、 少子化の原因や女性のキャリア形成を阻む原因、男性の家庭参加を阻む原因」と位置付け、 政府は時間外労働に罰則規定を設け、時間外労働の上限規制を行おうとしています。
時間外労働の上限規制
週40時間を超えて労働可能となる時間外労働の限度を原則として、月45時間かつ、年360時間とする。
特例として、臨時的な特別の事情がある場合として、労使が合意して労使協定を結ぶ場合においても、上回ることができない時間外労働時間を年720時間とする。
かつ、年720時間以内において、一時的に事務量が増加する場合について、最低限上回ることのできない上限として
①2か月、3か月、4か月、5か月、6か月の平均で、
 いずれにおいても休日労働を含んで80時間以内
②単月では、休日労働を含んで100時間未満
③原則を上回る特定の適用は、年6回を上限
労使が上限値までの協定締結を回避する努力が求められる点で合意したことに鑑み、さらに可能な限り労働時間の延長を短くするため、新たに労働基準法に指針を定める規定を設け、行政官庁は、当該指針に関して労使等に対し、必要な助言・指導を行えるようにする。
ただし、自動車運転・建設・医師・研究開発の4分野においては、施行時には適用除外とする方針を打ち出しています。

【医師の場合】
現行の適用除外等の取り扱い
時間外労働規制の対象とするが、医師法に基づく応召義務等の特殊性を踏まえた対応が必要。
具体的には、改正法の施行期日の5年後を目途に規制を適用することとし、医療会の参加の下で検討の場を設け、質の高い新たな医療と医療現場の新たな働き方の実現を目指し、2年後を目途に規制の具体的な在り方、労働時間の短縮策等について検討し、結論を得る。
長時間労働に対する規制への反応
長時間労働に対する規制を受けて、病院では以下のような反応がありました。
日本病院会 堺常雄会長のコメント
「働き方改革」に賛成する
医療分野には特性があるため「医師は例外にしてほしい」
救急対応をしている医療機関では、医師が24時間待機しており、時間外労働の上限が設けられれば人員増が必要
宿直などについては通常の診療業務と異なるため、『時間外』と扱っていない医療機関もあるこれが時間外となれば、大病院では数億円・数十億円の人件費増が想定され、経営に大きな影響がある
米国では研修医について80H/月という労働規制があり、手術の途中で上限を迎えれば、別の医師と交代する
 →医療の質にも悪影響ではないか
特に若手医師において「研修」と「業務」との切り分けが困難
 →切り分けについては、地域や労働基準監督署によってバラつきあり
 →厚生労働省に対して、ガイドラインやQ&Aの作成を要望する
学会発表への対応
聖路加国際病院の対応
2016/6に労働基準監督署の立ち入り調査を受け、医師の長時間労働について指導を受けた
病院内に患者様に向けた貼紙を掲示
「医師の病院内滞在時間を大幅に短縮することになりました」
「サービス面で従来とは異なる対応を取らざるをえない場面が多々出てくる可能性があります」
また、労働時間に含めていない病院が多い「当直」について、2013年の最高裁判決で「時間外労働」にあたることが認められ、 病院側が割増賃金の支払を行った判例もあります。 この判例に影響を受け、「当直」に対する考え方も変わりつつあるようです。
県立奈良病院(現在は奈良県総合医療センター)の判例
2013年最高裁判決
産科医が当直に対する割増賃金の支払いを求めて提訴
病院は当直を「軽度な業務」として労基署に届け出て労働時間に含めていなかった
一審・奈良地裁、二審・大阪高裁ともに、当直を労働時間と認定
「当直時間の4分の1は労働している」
「待機時間も呼び出しに応じる義務がある」(応召義務)
 →最高裁は、産科医の当直時間全てを時間外労働と認めた
県は上告したが、最高裁が退けた
南多摩病院
上記判決を受けて、2014年に当直を労働時間とした
残業が増えすぎるため、当直は勤務医ではなく、都内の大学病院に委託した
今後の展望
今回は病院様を例に挙げましたが、現在の状況の中で、
病院様に限らず「労働時間の可視化」と「効率化」が求められるのではないでしょうか?
私たちはIoTを利用し、職員(医師)の労働時間を可視化・分析するサービスをご提供しています。
データ分析サービス