30人の会社のテレワーク Vol.8 ~テレワーク下でのコミュニケーション~

HR総研:社内コミュニケーションに関するアンケート調査によると、調査に参加した企業のうち、9割超の企業が「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になる」と回答しています。

また、日本経済新聞社が実施したアンケートによると、「テレワークによる生産性が下がった」と答えた人は26.7%。その理由のトップは「同僚や部下・上司とのコミュニケーションがとりづらい」というものでした。

テレワークを実施/検討するにあたり、「コミュニケーション」を課題に挙げる方は多いのではないかと思います。今回は、テレワーク下でのコミュニケーション手段として、当社で利用しているツールをご紹介いたします。

ビジネスチャットツール

当社では、テレワーク導入以前から、ビジネスチャットツール(Cisco Webex teams)を利用していました。その即時性の高さ・便利さから、当社での定着はとても早く、テレワークを継続している現在も、コミュニケーションの主流はビジネスチャットツールとなっています。

ビジネスチャットツールのメリット/デメリットについて、考えてみたいと思います。

<メリット>

①気軽にコミュニケーションが取れる

メールほど形式的ではないため、「お疲れ様です」「よろしくお願いします」等の挨拶や定型文を省略し、要件のみを送るのに適しています。ちょっとしたことを聞きたい時にとても便利です。

②グループコミュニケーションが取れる

グループを作成することにより、グループメンバー同士でリアルタイムに意見交換をすることができます。当社が利用しているツールでは、後からグループに追加したメンバーも過去のやり取りを参照することができますので、情報共有にも役立ちます。

③メモや議事録替わりとして利用できる

業務上の確認事項や打ち合わせの備忘録等をチャットツール上に残しておくことにより、メモや議事録替わりとして共有することができます。

<デメリット>

①過度の利用により生産性が落ちる可能性がある

「LINEのチャットが終わらない」「LINEグループの通知が多くて追い付かない」等の経験をされたことがある方も多いのではないでしょうか?

即時性を求められるチャットツールでは、必要以上のコミュニケーションが発生してしまう可能性があることに留意しておく必要があります。

②セキュリティへの留意が必要

スマホで見られるようになっているツールが多いため、公共の場で確認する際には注意が必要です。のぞき見防止等の措置を取っておくとよいでしょう。

テレビ会議・音声通話ツール

テレワークになり、対面でのコミュニケーションが減った一方で、テレビ会議の回数は大幅に増えました。お取引先との打ち合わせもWEB会議が主流になりました。「移動時間が不要になるため、打ち合わせを設定しやすい」という声も聞かれます。

画面共有機能を利用することにより、資料やアプリケーションの動作を共有しながら会話をすることができるため、大変便利です。

当社では、マイクロソフトTeams、LiveOn、Zoomを使い分けて利用しています。当社での使い分けをご紹介いたします。

ツール価格体系特徴当社での主な利用方法
マイクロソフトTeams有料
契約形態により異なる
当社ではoffice365を利用
アカウントを持っていない人の招待も可能社内外での打ち合わせに利用
LiveOn1ライセンスごとの課金制
当社では3ライセンス保有
音質や接続の質が良い遠隔作業に利用
Zoom無料版~有料版まで様々な料金体系あり
当社ではウェビナー版を契約中
有料版の契約により
会議参加者の機能制御が可能
ウェビナーに利用

テレビ会議ツールにはそれぞれ特徴があり、その特徴に応じて使い分けを行うことにより効率化が見込めます。LiveOnについては、当社も販売代理店になっていますので、ご興味がある方はお問い合わせください。

当社では、テレワークになったことを機に、現在オフィスの改装を進めています。

次回は、新オフィスをご紹介します。

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