30人の会社のテレワーク Vol.10 ~テレワーク化での勤怠管理・スケジュール管理~

オフィス以外の場所で働くテレワークでは、出退勤の管理・スケジュールの管理はどのように行うべきでしょうか?今回は、テレワーク下での勤怠管理・スケジュール管理について、当社の事例を交えながらご紹介いたします。

はじめに

テレワークでは自宅やシェアオフィスなど、従業員の就業場所が多岐に渡ります。

「タイムカード」「ホワイトボード」「社内サーバーに置いたEXCEL」など、“会社にいないと使えない仕組み”はテレワークでは使えません。

テレワークにおいて勤怠管理・スケジュール管理を行うためには、どこからでもつながる仕組みを構築しておく必要があります

当社における勤怠管理

当社ではクラウド型勤怠管理システムjinjerを利用しています。

従業員の日々の打刻はもちろんのこと、上長が部下の勤怠を確認する際にも利用しています。テレワークであっても、残業や休日出勤をする場合には、上長の承認が必要です。残業や休日出勤の際には、Jinjerと後述のサイボウズを組み合わせて申請・承認を行っています。

当社では、テレワーク導入前から、jinjerを利用していたため、テレワークへの移行時も特に問題なく、移行することができました。

当社におけるスケジュール管理

当社ではサイボウズOfficeというグループウェアを利用しています。勤怠管理システムと同様にクラウド型であるため、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでも接続することができます。また、こちらもマルチデバイス対応であるため、スマホ・タブレット・PCからのアクセスが可能です。

各自、予定を登録しておくことにより、Web上でスケジュールの閲覧・編集が可能です。予定を調整する時や、音声通話で話しかけたい時など、いつでも相手の予定を確認することができます。予定を調整する時には「サイボウズの空いているところに入れてもいいですか?」「サイボウズの空いているところならどこでもOK」というようなやり取りがよく行われます。

Vol.8:テレワーク下でのコミュニケーションでもご紹介しましたが、テレワークになって以降、ビジネスチャットツールでやり取りをする機会が以前よりも増えました。ビジネスチャットツールの魅力は何といっても“即時性”です。返事が返ってこない時、相手の予定を確かめられるという意味でもサイボウズが一役買っています。打ち合わせが多い人にチャットをする際には、まずはその人の予定を確認する習慣もついてきました。

サイボウズについても、当社ではテレワーク導入以前から利用していたため、テレワークへの移行後も特に問題は起きていません。

まとめ

当社では、テレワーク導入以前からクラウド型の仕組みを利用していたため、スムーズにテレワークに移行することができました。

就業場所が多岐に渡るテレワークでは、“どこからでもアクセスできる仕組み”が必要不可欠です。テレワーク実施にあたっては、紙やホワイトボードから脱却し、勤怠管理・スケジュール管理のIT化から始めてみてはいかがでしょうか?

IT化により「保管スペースの削減」「検索の手間の削減」「紛失・棄損リスクの低減」などのメリットもあります。

次回は、テレワーク下でのRPA活用について、書いてみようと思います。


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