30人の会社のテレワーク Vol.30 ~Web会議におけるコミュニケーション~

テレワークの浸透とともに、Web会議を行う機会が増えた方も多いのではないでしょうか?今回は、Web会議におけるコミュニケーションについて、感じていることを書いてみようと思います。

Web会議では、対面会議以上に「ことば」が大きな役割を果たすと考えています。

対面の会議では、その場の雰囲気や参加者の表情で、言いたいことが伝わったかどうかを推測することができます。しかし離れた場所から参加することが前提、かつ相手の顔が見えないこともあるWeb会議では、雰囲気や表情を、随時観察することはできません。

Web会議が主流になり、特に気を付けるようになったことを2点記載します。

①発言の始まりと終わりを明確にする

発言の始まりと終わりを明確にするように心がけています。

始まり:「少しよろしいですか?」「質問があります」「しゃべってもいいですか?」

終わり:「以上です。」「わかりました」「ありがとうございます」 など

発言の始まりを明確にすることにより、話を聞いてもらいやすい環境を作ることができます。発言の終わりを明確にすることにより、他の人が話を始めやすくなります。また、複数人で同時に話を始めてしまい、音声が聞きづらくなることも避けられます。

②自分の理解を示す/相手の理解を確認する

【自分の理解を示す】

質問を受けた時には質問内容を復唱する、説明を受けた時には説明していただいた内容を自分の言葉に置き換えて確認をする、など、自分が理解したことを明示的に相手に示すことを心がけています。間違いがあればその場で指摘していただけますし、間違いがなければ相手に安心感を与えることにもつながると考えています。

【相手の理解を確認する】

雰囲気や顔色が読みづらいWeb会議では、こまめに相手の理解を確認することが必要だと感じています。

「ここまでよろしいでしょうか?」「ここまでで何かご質問はありますか?」「今後の作業について、イメージはわきますか?」など、短いサイクルで相手の理解を確認することにより、ミスコミュニケーションを防ぐことができると考えています。

慶應義塾大学の井上逸兵教授は著書「伝わるしくみと異文化間コミュニケーション」の中で、「様々な対人的な気づかいがことばによってなされている」と述べています。Web会議でのコミュニケーションにおいて、“黙っていても伝わるかもしれないこと”をあえてことばにして相手に伝えることもまた、相手への気づかいではないかと思います。

当社では、社内コミュニケーションの改善を目的として「カイシャの健康診断」をリリースしました。前述の井上逸兵教授にも、言語学の観点からご意見をいただいております。ご興味がある方はこちらからお問い合わせください。


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