30人の会社のテレワーク Vol.55 ~2022年1月 改正電子帳簿保存法施行~

2022年1月より、改正電子帳簿保存法が施行されます。改正内容については、こちらの資料に詳しくまとまっています。

テレワークを実施/継続する上で、ペーパーレス化は必要不可欠です。
弊社でも現在対応を検討中です。
①帳簿、書類の棚卸
②①のうち電子帳簿保存の対象となるものの洗い出し
 ※特に電子取引の対象となるものの洗い出し
③業務・部署ごとの方針の決定
の打ち合わせを実施しました。
弊社の対応については、また別の機会に弊社事例としてご紹介したいと思います。

今回は、電子帳簿保存法について、国税庁の一問一答より、いくつかご紹介します。

国税庁の一問一答
電子帳簿保存法一問一答【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】
電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】

問3:市販の会計ソフトを使って経理処理や申告書の作成などを行っている場合には、国税関係帳簿書類の電磁的記録等による保存等は認められますか?

【回答】市販の会計ソフトを使用し、ディスプレイやシステムの概要書等を備え付けること等の法令で定められた要件を満たしている場合には、紙による保存等に代えて、電磁的記録等による保存等を行うことが認められます。なお、電磁的記録等による保存等を行う場合の具体的な要件については【問7】をご覧ください。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_01.pdf

問13:クラウドサービスの利用や、サーバを海外に置くことは認められますか。

【回答】規則第2条第2項第2号に規定する備付け及び保存をする場所(以下「保存場所」といいます。)に備え付けられている電子計算機とサーバとが通信回線で接続されているなどにより、保存場所において電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、規則第2条第2項第2号に規定する状態で速やかに出力することができるときは、クラウドサービスを利用する場合や、サーバを海外に置いている場合であっても、当該電磁的記録は保存場所に保存等がされているものとして取り扱われます。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_01.pdf

問19:当社は各種の業務システム(販売等の個別取引データを保存)と会計システム(業務システムの集計データを保存)を連携させています。「仕訳帳」及び「総勘定元帳」を電磁的記録等により保存等することとした場合、会計システムのデータのみ保存しておけばよいでしょうか。

【回答】「仕訳帳」及び「総勘定元帳」を電磁的記録等により保存等する場合には、原則として、会計システムのデータとともに業務システムのデータを合わせて保存する必要があります。なお、法第8条第4項(過少申告加算税の軽減措置)の規定の適用を受けようとする場合には、この「仕訳帳」及び「総勘定元帳」を含む特例国税関係帳簿について全て優良な電子帳簿の要件を満たして保存等を行う必要があります。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_01.pdf

問49:自社で使用する帳簿ソフト等について、電子帳簿保存法の優良な電子帳簿の要件を満たしているか分からないのですが、どのようにしたらよいですか。

【回答】まずは当該ソフトウェアの取扱説明書等で電子帳簿保存法の優良な電子帳簿の要件を満たしているか確認してください。また、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会(以下「JIIMA」といいます。)において、市販のソフトウェア及びソフトウェアサービス(以下「ソフトウェア等」といいます。)を対象に、電子帳簿保存法における優良な電子帳簿の要件(改正前の電子帳簿保存法の保存要件に相当する要件)適合性の確認(認証)を行っており、JIIMAが確認(認証)したソフトウェア等については、そちらでも確認することができます。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_01.pdf

【スキャナ保存関係】

問27:一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプとはどのようなものでしょうか。

【回答(抜粋)】タイムビジネスの信頼性向上を目的として、一般財団法人日本データ通信協会が定める基準を満たすものとして認定された時刻認証業務によって付与され、その有効性が証明されるものです。また、認定を受けたタイムスタンプ事業者には、「タイムビジネス信頼・安心認定証」が交付され、以下に示す「タイムビジネス信頼・安心認定マーク」を使用できることから、その事業者の時刻認証業務が一般財団法人日本データ通信協会から認定されたものであるか否かについては、この認定マークによって判断することもできます。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_02.pdf

問32:市販のヴァージョン管理ソフトを使用すれば、訂正又は削除の履歴の確保(ヴァージョン管理)の要件を満たしているといえるのでしょうか。

【回答】市販のヴァージョン管理ソフトを使用しても、必ずしも要件を満たしているとはいえません。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_02.pdf

問34:訂正削除を行うことができないシステムとは、どのようなシステムであれば要件を満たしているといえるのでしょうか。

【回答】画像データを全く変更できないシステムであり、かつ、保存されているデータが読み取り直後のデータであることを証明できるシステムであれば、スキャナ保存における訂正又は削除を行うことができないものとして取り扱われます。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_02.pdf

【電子取引関係】

問22:請求書や領収書等を電子的に(データで)受け取った場合、どのように保存すればよいですか。

【回答】電子的に受け取った請求書や領収書等については、データのまま保存しなければならないこととされており(法7)、その真実性を確保する観点から、以下のいずれかの条件を満たす必要があります(規4①)。

⑴ タイムスタンプが付与されたデータを受領(規4①一)

⑵ 速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付与(規4①二)
※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事項に処理に関する規程を定めている場合に限る。

⑶ データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用(規4①三)

⑷ 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け(規4①四)
また、事後的な確認のため、検索できるような状態で保存すること(規2⑥六)や、ディスプレイ等の備付け(規2②一イ、二)も必要となります。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

問29:当社はクラウドサービスを利用して取引先とXML形式の請求書等データ(取引情報に関する文字の羅列)をクラウドサービス上で共有・保存していますが、このような方法は認められますか。

【回答】保存されるデータがXML形式等の取引情報に関する文字の羅列であっても、請求書等のフォーマットや日付・金額等の項目ごとに並べた一覧表形式で表示する等により視覚的に確認・出力されるものについては、電子帳簿保存法の要件を満たすものとなります。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

問31:電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、検索機能で注意すべき点はありますか。

【回答】電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、以下の要件を満たす検索機能を確保する必要があります。

⑴ 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定することができること。

⑵ 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。

⑶ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

今回の改正では、税務署への事前の届出が不要になる、タイムスタンプの要件が緩和される、など電子保存に対応しやすくなるような改正も盛り込まれています。

弊社では、電子帳簿ソフトおよび電帳法スキャナ保存ソフトとしてJIIMA認証を受けた会計システムSuperStreamを取り扱っております。クラウドでの導入も可能です。ご興味がある方はぜひお問い合わせください。


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