30人の会社のテレワーク Vol.38 ~クラウドサインを導入しました~

テレワーク下で、出社を余儀なくされるケース。それは「紙」と「ハンコ」が関わる時です。

当社でもご多聞に漏れず、「紙の処理をするため」「印鑑を押すため」に出社することがありました。

この状況を打破するために、できるところから始めよう!ということで、契約書の電子化を行いました。

選定したツールは、弁護士ドットコム株式会社提供のクラウドサインです。 導入から間もない状態ではありますが、当社で感じた電子契約のメリットと費用について、記載します。

電子契約のメリット

①契約締結までのスピードが早い

メールでのやり取りとなるため、紙でのやり取りをするケースと比較して、契約締結までのスピードが早いです。紙でのやり取りとなる場合、印刷・製本や郵送のリードタイムがかかります。当社の直近の事例では、契約書確認依頼から契約締結完了まで約2時間。リードタイムが大幅に短縮できました。

②契約進捗状況の可視化が可能

クラウドサインの画面上で契約進捗状況の確認が可能です。紙でのやり取りとなる場合には相手の状況が見えないがゆえに「契約書は先方のお手元に届いたかな?」「押印処理、進んでいるかな?」というような懸念が生じますが、電子契約の場合は進捗が可視化できることがメリットだと思います。

③書類の一元管理が可能

クラウドサインを通して締結した書類は全て管理画面から確認することができます。今回導入して便利だと思ったのは、クラウドサイン導入前に契約を締結した書類の確認もできたことです。クラウドサインではメールアドレスと契約書が紐づいているため、過去書類の確認も可能になっているようです。

④工数(=手間)の削減が可能

電子契約の導入により、削減できると感じた工数は下記の通りです。

・契約のために出社する工数

・印刷工数

・製本工数

・郵送工数

・契約進捗状況の確認工数

・過去書類を探す工数

気になる費用面は・・?

クラウドサインには1万円・2万円・10万円のプランがあり、当社で契約しているプランは1万円のプランです。今後、紙の契約書を電子化する必要が生じた場合には、2万円のプランへのアップグレードを検討する予定です。

電子契約のメリットとして、「コスト削減」も挙げられますが、当社の場合は、月間の契約数がそれほど多くはないため、現時点では、削減される郵送コスト・印紙代<月額利用料となっています。これから電子契約が増えていけば、コスト削減効果も見込めるのではないかと考えています。

短期的には直接的なコスト削減のメリットは出ませんが、工数削減効果が高いことと、DX化を進めるために、クラウドサインを導入することを決めました。

最後に・・

今回は当社で導入したクラウドサインの事例を元に、当社で考える電子契約のメリットについて記載しました。当社では今後も様々な分野での電子化・DX化を進めてまいります。

お取引先の皆様には、電子化のお願いをさせていただくこともあるかと思います。どうぞよろしくお願いいたします。

また、テレワークに役立つ動画まとめページを開設しました。
助成金/補助金 受給のポイントをまとめた動画もございます。
ぜひご覧ください。