どうする！？スマホのルール ～30人の会社のテレワーク Vol.77～

仕事をする中で、お客様と電話をすることが多い方もいらっしゃるのではないでしょうか？オフィスで仕事をしていれば、オフィスの固定電話を利用することができますが、テレワークではオフィスの固定電話を利用することができないため、携帯電話やスマートフォンの利用が必要になります。今回は、テレワークにおけるスマートフォンの利用について、考えてみようと思います。

貸与か？BYODか？

BYODとはBring Your Own Deviceの略で、個人の機器を業務利用することを指します。

スマホを利用する上では、業務に利用するスマホを会社から貸与するか、個人のスマホを業務利用するかという点を検討する必要があります。それぞれ下記のようなメリット・デメリットがあります。

	メリット	デメリット
会社貸与	・デバイスの状態（OS等）を把握可能 ・アプリ・サービス・ネットワークの制限可能 ・資産管理がしやすい ・従業員⇔会社間の経費精算不要 ・プライベートとの線引きがしやすい	・利用者がデバイスを複数持つ必要がある ・デバイスの手配が必要 ・従業員が操作に慣れる必要あり
BYOD （個人デバイスを利用）	・利用者がデバイスを複数持つ必要がない ・デバイスの手配が不要 ・使い慣れたデバイスをそのまま使える	・利用について、個人の同意が必要 ・デバイスの状態（OS等）が個人によってバラバラ ・利用者が個人的に使っている 　アプリ・サービス・ネットワークの制限不可 ・資産管理が煩雑 ・経費精算が煩雑 ・プライベートとの線引きがしづらい

会社貸与からする場合、個人のデバイスを業務利用する場合、それぞれメリット・デメリットがあります。BYODを採用する場合には、BYODを支援するためのアプリやツールがありますので、検討してみるのも良いでしょう。

弊社では、セキュリティや費用精算の観点から、「会社貸与」としています。「デバイスの会社貸与」について、経験談から感じたことを記載します。

・トラブルシューティングがしやすい
全員が同じデバイスを使っているため、「OSは？」「バージョンは？」など、基本情報を集める手間が省けます。そのため、トラブルシューティングや管理がしやすいです。

・操作に慣れる時間が必要
数か月前に会社スマホがAndoroidからiPhoneに変更になりました。私はプライベートでもAndoroidユーザーなので、始めはマナーモードにする方法が分からず戸惑いました。今では慣れて快適に使えており、これまで自分が選んでこなかったデバイスを使えることも会社貸与の良い部分かな、と思っています。

・プライベートとのすみわけやプライバシーの確保が可能
2月に有料職業紹介事業の申請を行った際、連絡先欄に会社スマホの番号を記載したところ、窓口の方が「これはあなた個人の番号じゃないの？ここに書いて大丈夫？」と気にかけてくれました。個人携帯を業務利用していると、業務上、個人の番号を連絡先として記載するケースが出てしまい、仕事とプライベートのすみわけやプライバシーの確保が難しくなるのではないかと感じました。

スマホ利用に関するルール

スマホを従業員に貸与する上で、弊社では、下記のルールを定めています。

①業務以外に利用しない
業務用スマホを私用で利用することは禁止です。逆に個人スマホを業務で利用することも禁止しています。

②指定されたネットワーク以外に接続しない
会社が指定したネットワーク以外に接続することは禁止です。特に公衆Wi-Fiの利用は禁止しています。

③会社で指定したアプリ以外をインストールしない
会社が指定したアプリ（社内チャットツールや勤怠打刻ツールなど）以外のインストールは禁止です。

④紛失・破損時には速やかに報告する
情報漏洩の観点から、紛失・破損時には速やかに報告することを定めています。

プライバシーマーク関連のドキュメントや就業規則の別添資料として、ルールを定めておくと良いでしょう。

スマートフォン＆タブレットの業務利用に関するセキュリティガイドライン

業務におけるスマートフォンの利用を考える上では、日本スマートフォンセキュリティ協会が公開している「スマートフォン＆タブレットの業務利用に関するセキュリティガイドライン」が役に立ちます。このガイドラインには、スマートフォンを利用する上で、企業や組織が考慮しなければならないセキュリティ上の脅威と対策について、記載されています。

同協会のホームページにて、「スマートフォン利用ガイドライン 対策チェックシート」も公開されていますので、このチェックシートを使って自社の運用を検討したり、見直したりするのも良いでしょう。

弊社では、テレワークに関する無料相談を行っております。お気軽にお問い合わせください。