30人の会社のテレワーク Vol.12 ~セキュリティ対策~

今回は、テレワーク継続中の当社におけるセキュリティ対策をご紹介したいと思います。

はじめに

「テレワーク時のセキュリティ対策はどうすればいいんだろう?」多くの企業様が頭を抱える課題だと思います。

今回は多くの方が気になっている「テレワークのセキュリティ対策」について、当社の取組をご紹介いたします。

当社のテレワーク環境での取組

当社はPMS(プライバシーマーク)を取得しております。

そのため、4月の緊急事態宣言時には、PMS制度の規約を厳格に守りながらセキュリティ体制の改革を行うことが急務となりました。

各従業員への機器の配布やウイルス対策ソフトの準備などハード面の整備も大変でしたが、操作側、従業員側の教育や統制をどのように行うかも大きな課題でした。

そこで、当社で取り扱っているらくらくstudy(マイクロラーニング)ロボパット(RPA)などの業務効率化ツールを用いて以下の体制を整えました。

①PMS年次教育

当社ではらくらくstudy(マイクロラーニング)を用いて、セキュリティ教育を全従業員に行っております。
マイクロラーニングであればどんなに忙しい従業員でも自身で時間を見つけ、学習を行うことができるためです。

今年度は、全従業員がテレワークを開始するため「テレワーク環境下におけるセキュリティ」をテーマに教材を作成し、実施しました。

当社のらくらくstudyであれば教材を各お客様で独自に作成し、簡単に入力できるため、このような柔軟な教材の変更が可能でした。
ぜひご興味のある方はらくらくstudy(マイクロラーニング)のリンクより、紹介ページをご参照ください。
また、マイクロラーニングに関するコラムもございます。

②PMS月次チェック

前回コラムでご紹介したように、当社では毎月各自がセキュリティに関するセルフチェックを行っています。
当社ではこのセルフチェックの管理をロボパット(RPA)で効率化しております。
「毎月はじめに同じ送り先に同じチェックシートを送る」というのは単純な作業ですが30人分となると相当な手間です。
このような単純な繰返し作業をRPAであれば人の負担なしにおこなってくれるため、当社でも導入しております。

今年度は、全従業員がテレワークを開始することとなりましたが、元々オンライン上で行っていた業務ということもあり、提出先の変更のみで大きな変更はなく、以前のまま管理側の負担を最小限に月次チェックを行うことができております。

当社のロボパットであればプログラミングなどの高度なITスキルがなくとも皆様の単純作業を自動化可能です。また、当社の上記事例のようにちょっとした修正も簡単に行うことが可能です。
ぜひご興味のある方はロボパット(RPA)のリンクより、紹介ページをご参照ください。
また、RPAに関するコラムもございます。

まとめ

テレワークのセキュリティ対策を行う際、機器や環境などのハード面の整備と合わせ、操作を行う従業員の管理・教育体制を整えるソフト面の整備も非常重要です。

少数の担当者で教育、管理を行うにしてもコミュニケーションが難しいテレワークでは限界がありますし、逆に多すぎても非効率です。

テレワークを行う際には、マイクロラーニングやRPAといった業務効率化ツールを駆使して効率的なセキュリティ管理体制を整えるよう考慮しましょう。

次回は、テレワークになって変わったことについて、書いてみようと思います。


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