30人の会社のテレワーク Vol.58 ~年末調整の電子化~

前回コラム:30人に会社のテレワーク Vol.57 ~DX:これまでとこれから~ では、弊社のDX化のこれまでとこれからについてお伝えしました。

今回は、弊社でもこれから進めていかなければならない、年末調整の電子化について、書いてみようと思います。

年末調整で必要な書類

年末調整で従業員からの提出が必要な書類は下記の通りです。

①扶養控除等(異動)申告書

年末調整は、年末調整を行う時までに扶養控除等(異動)申告書を提出している人について行うことになっています。
特に次のような事情があった方については、出し忘れがないかどうか確認をしましょう。
年の途中で、控除対象扶養親族であった人の就職、結婚などにより控除対象扶養親族の数が減少した
・年の途中で、本人が障害者、寡婦、ひとり親又は勤労学生に該当することとなった
・年の途中で、同一生計配偶者や扶養親族が障害者に該当することとなった

②基礎控除申告書、給与所得者の配偶者控除申告書、所得金額調整控除申告書

基礎控除、配偶者控除又は配偶者特別控除及び所得金額調整控除(注1)は、各人から提出された基礎控除申告書、配偶者控除等申告書及び所得金額調整控除申告書(以下これらの申告書を「基礎控除申告書等」といいます。)に基づいて行うことになっています。

③保険料控除申告書 および その証明書

年末調整の際には、生命保険料控除や地震保険料控除などの控除を行います。これらの控除は、各人から提出された「給与所得者の保険料控除申告書」(以下「保険料控除申告書」といいます。)に基づいて行うことになっています。控除の対象となる生命保険料や地震保険料、社会保険料、小規模企業共済等掛金について、従業員から証明書の提出を受け、年末調整業務担当者が間違いがないかどうか確認します。

④(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書 および その証明書

(特定増改築等)住宅借入金等特別控除(注1)を受けようとする最初の年分については、確定申告により、控除の適用を受ける必要があります。しかし、その後の年分については、年末調整の際に、各人から提出された「給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書」(以下「住宅借入金等特別控除申告書」といいます。)に基づいて控除を行うことができることになっています。住宅借入金等特別控除申告書には、証明書の添付が必要です。

分類証明書等の添付
扶養控除等(異動)申告書なし
基礎控除申告書、給与所得者の配偶者控除申告書、所得金額調整控除申告書なし
保険料控除申告書 および その証明書あり
(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書 および その証明書あり

年末調整の電子化とは・・?

これまでの年末調整手続は、勤務先(給与等の支払者) が用紙を配付し、その用紙に従業員 (給与等の支払を受ける方)が手書きして提出するなど、書面により行われていること が多いのではないでしょうか?

弊社でも2020年の年末調整の際には、
1)各従業員の自宅に紙を郵送
2)各自記入(手書き or 国税庁のHPからひな形をダウンロードして入力したものを印刷)
3)各種証明書と共に返送 or 会社に持ち込み
という手続きを取りました。

年末調整手続の電子化とは、以下の2つを実施することにより、年末調整手続をデータ処理することであり、これにより 勤務先 ・従業員双方の年末調整に係る事務負担を軽減するための施策です。
① 従業員が控除証明書等を電子データで取得し、それを利用して年末調整申告書データを作成 すること
② 勤務先が従業員から①の年末調整申告書データ及び控除証明書等データの提供を受け、これを利用して年税額等の計算を行うこと

国税庁:年末調整手続きの一問一答(https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/pdf/nencho_faq.pdf) 問1-1 より抜粋

前段でご紹介した①~④の申告書だけではなく、付随する証明書も電子化ができるのです!
(適用する控除の内容によっては、一部証明書類等を保存する必要があります。)

弊社では、今年は申告書の電子化を行い、付随する証明書の電子化については、来年の年末調整までに実施する予定です。

電子化のパターン

国税庁がホームページで公開している年末調整手続の電子化に関するパンフレット:勤務先向け1~実施方法検討編~では、下記の4パターンが紹介されています。

申告書をデータにするか/紙にするか、証明書をデータにするか/紙にするか、の組み合わせ4パターンが検討されています。

どちらもデータにできるのであれば、データにしてしまった方が良さそうですね!

ただし、報告書も含めて電子化するとなると、従業員の方へのマイナンバーカードの取得依頼・給与システムの改修・従業員の方への年末調整のやり方の周知など、時間がかかることが想定されます。国税庁が提示しているモデルスケジュールでも、11月に年末調整を行うために、4月頃から検討を始める案となっています。

今年の年末調整は証明書は紙でしのいで、報告書の電子化はもう少ししてから考えよう・・という企業様も多いのではないかと思います。早めのご準備をおすすめいたします。

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