30人の会社のテレワーク Vol.57 ~DX:これまでとこれから~

テレワークを実施・継続するにあたっては、社内業務のDX化が必要不可欠です。会社に行かないと作れない書類があったり、紙に印鑑を押すために出社したり・・ということがないように、弊社でもDX化を推進しております。

2021/11/2に実施した事業部会議では、これまでに実施したDX化の振り返りを行うとともに、これから取り組むDXについて、社内にお知らせしました。

契約書の電子化

過去記事:30人の会社のテレワーク Vol.38 ~クラウドサインを導入しました~ でもお伝えしたクラウドサイン。
実際に使ってみるとかなり便利です。

<私の主観による使って良かったことトップ3>
1位:書類を探す時間と手間が省ける
2位:契約締結までのリードタイムが短い
3位:契約締結のステイタス(契約がどこまで進んでいるか?どこで止まっているか)が見える

基本契約やNDAなどだけではく、注文書・注文請書、覚書、誓約書などもどんどん電子化していきたいと思っています。

会計システムのクラウド化

過去記事:30人の会社のテレワーク Vol.42 ~会計システム入替中~ では、自社の会計システムを入替中であることを記載しました。この導入が無事に終わり、現在はマネーフォワードクラウドでの運用を行っています。

お取引先への提出などで決算書が必要な時やドキュメントをまとめるために数字が必要な時、これまでは経理の方に依頼して書類をPDFでもらっていましたが、自分で出せるようになり、便利になりました。

弊社でお取り扱いのある会計システムSuperStreamでも経営者や事業の責任者が財務状況を確認するための機能を有しています。「誰かに出してもらう」ではなく、「必要な時に、すぐに自分で出せる」。オンデマンド時代の考え方を反映しているなー、と思います。

見積書・請求書・経費精算についてもマネーフォワードの機能を使っていこうと考えています。

RPA

「これ面倒だなー」「この仕事私がやる必要あるのかな?」「メールやチャットを1本送るだけなのにいつも忘れちゃうんだよねー」そう思った時が、自社の効率化・DX化を考えるチャンスです。より一層の効率化を行うため、事業部会議でもリマインドを行いました。

弊社では、週次/月次のリマインドや、日次のルーチン業務をRPAを使って効率化しています。

<弊社でRPAを利用している業務の例>

勤怠チェック
打刻漏れや残業がある人を確認し、本人と上長に通知しています

PMS月次チェック
毎月のセルフチェックの依頼・リマインド・集計をRPAで行っています

有休5日間取得チェック
基準日から一定期間経過後に有給休暇取得が5日未満の人を確認し、本人と上長に通知しています

年末調整の電子化

過去記事:30人の会社のテレワーク Vol.14 ~テレワーク下での年末調整~ では、2020年の弊社での年末調整について、お伝えしました。当時は紙でしたが、今年度は給与奉行を利用し、一部を電子化します。残念ながら証明書も含めて全て電子化するには至りませんでした。来年は証明書も含めて電子化するべく、準備をしていきたいと思います。

次回は年末調整の電子化について、お伝えします。


中小企業様向けにテレワーク支援事業を行っております。

また、テレワークに役立つ動画まとめページを開設しました。
助成金/補助金 受給のポイントをまとめた動画もございます。
ぜひご覧ください。